Verzuim
In het eerste kwartaal van 2023 is het verzuim opgelopen naar 9,4%. Dit is eind 2023 gelukkig gedaald naar 8,6% met een laagste percentage van 7,3% in augustus.
| 2021 | 2022 | 2023 | t.o.v. vorig jaar | |
|---|---|---|---|---|
| Verzuimpercentage | 7,4% | 8,8% | 8,2% | Gedaald |
| Meldingsfrequentie | 0,91 | 1,47 | 1,15 | Gedaald |
| Verzuim langer dan 43 dagen | 67% | 67% | 71% | Gestegen |
Taskforce verzuim
De taskforce Verzuim is in mei 2022 ingericht met als doel om het verzuimpercentage van 10.7% te reduceren. In het eerste kwartaal van 2023 was het verzuimpercentage 9.1%. Daarmee kunnen we concluderen dat de uitgevoerde deelacties enigszins tot een daling hebben geleid maar onvoldoende hebben geleid tot een wenselijk verzuimpercentage van 6%. Om, waar mogelijk, verder het verzuim te kunnen beïnvloeden is er een nadere analyse gedaan op RVE niveau. De analyse heeft plaatsgevonden op basis van de RVE marap cijfers vanaf januari 2023 tot en met mei 2023, gevolgd door een gesprek met de manager waarin de cijfers maar ook de opvallendheden binnen het huidige verzuim van de RVE zijn besproken. Daarnaast heeft er een interview plaatsgevonden met de bedrijfsarts.
De belangrijkste conclusies zijn:
- Aard van het verzuim: Over het algemeen is er sprake van complex langdurig verzuim (zowel psychisch uitvallen door werk als door privé, privésituatie geeft dan doorslag). Ook frequent verzuim en kortdurend verzuim zien we regelmatig terug.
- Begeleiding van het verzuim en de span of control: We zien dat de RVE’s een grotere span of control hebben (gemiddeld tussen de 70 en 90 HC) binnen Jeugdformaat. Om personeel vitaal te houden en te behouden is aandacht een belangrijke factor. De manager is relatief veel tijd kwijt aan het begeleiden van verzuim (veelal 3-4 uur per week). Deze tijd zou hij/zij liever inzetten voor aandacht aan alle medewerkers.
- Werkdruk en evt. openstaande vacatures/bezetting personeel: We zien bij een aantal RVE’s dat vacatures lastiger ingevuld kunnen worden. Hierdoor wordt er meer werkdruk ervaren bij de medewerkers. De inzet van de recruitment afdeling heeft bijgedragen aan nieuwe manieren om mensen te werven, maar dit punt blijft op enkele specifieke functies uitdagend.
- Opname verlof personeel: Binnen de RVE’s zien we regelmatig medewerkers terug met een stuwmeer aan verlof. Zowel bij medewerkers die in het verzuim hebben gezeten als ook bij de overige medewerkers. Medewerkers die weinig verlof opnemen lopen het risico vaker te verzuimen omdat ze onvoldoende toe komen aan de zorg voor zichzelf.
- Contact en rol bedrijfsarts / POB: De rol van de POB’er is niet altijd duidelijk bij de manager. Dit kan zorgen voor vertraging in de communicatie.
- Proces: Uit de analyse bleek: bij verschillende RVE’s is de registratie van ziek en (gedeeltelijk) herstelmelden niet tijdig en juist verloopt. Dit is merkbaar in de marap rapportages die daardoor maandelijks fluctueren (dit wil zeggen dat de cijfers over eerder gerapporteerde maanden achteraf gecorrigeerd worden).
Bovenstaande conclusies zijn in het tweede halfjaar van 2023 direct opgepakt in de vorm van acties waaronder: inzet van een externe verzuim expert voor ondersteuning in langdurige verzuimdossiers en er vindt een SMT (Sociaal Medisch Teamoverleg) plaats tussen de bedrijfsarts, manager en HR.
Bevindingen en aanbevelingen december 2023 bedrijfsarts
Kijkend naar 2023 geeft de bedrijfsarts aan dat de problematiek van de verzuimdossiers vaak multifactorieel van aard is. Er is een langzame daling in verzuim zichtbaar in de organisatie, en ook bemerkt zij dat er een betere samenwerking is met verschillende stakeholders binnen en buiten Jeugdformaat. De bedrijfsarts adviseert de organisatie om meer in te zetten op preventie en om adequaat vroegtijdig te interveniëren ten tijde van verzuim om langdurig verzuim tegen te houden.
In-house psycholoog
Sinds 2021 werken wij samen met een in-house psycholoog. Zij werkt nauw samen met de bedrijfsarts en de praktijkondersteuner van de bedrijfsarts. Doordat de in-house psycholoog op de hoogte is van het werk en de ontwikkelingen die er spelen, kan zij sneller en efficiënter reageren op doorverwijzingen van de bedrijfsarts. Zo kan er sneller gestart worden met re-integreren en heeft dit hopelijk een positief effect op de verzuimduur. Halverwege 2023 is ervoor gekozen om de trajecten op locatie van Balans en Impuls te laten plaatsvinden in plaats van locatie Fleminglaan. Dit heeft als voordeel dat intakegesprekken sneller ingepland kunnen worden en dat de trajecten in een neutrale omgeving plaatsvinden.
In 2023 zijn er 20 trajecten gestart, waarvan er 9 mentale EHBO (6 sessies) trajecten zijn gestart en 11 persoonlijke trainingen (12 sessies). In 2023 zijn er meer langdurige trajecten gestart ten opzichte van 2022. Ook zijn er in 2023 meer preventieve trajecten opgestart om te voorkomen dat iemand in (lang) verzuim terecht zou komen. Onderstaand een overzicht van de aard van de problematiek (er kan meer dan 1 aard genoemd worden per traject).
| Aard problematiek | Aantal |
|---|---|
| Spanningsklachten privé, sociaal | 8 |
| Spanningsklachten werk | 14 |
| Incident | 2 |
| Conflict werk | 3 |
| Verwerkingsproblematiek | 6 |
| Omgaan met ziekte | 3 |
| Angstklachten | 2 |
Conclusies
- Spanningsklachten als gevolg van de werksituatie, privé problemen en verwerkingsproblematiek komen het meest voor. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan te lang doorgaan, geen grenzen kunnen stellen, ingrijpende gebeurtenissen/ervaringen in de werksituatie, relatieproblematiek en het verlies van een dierbare
- Het merendeel van de cliënten betreft vrouwen in de leeftijdscategorie 20-30 jaar
- In de huidige trajecten zijn de Jeugdzorgwerkers in de categorieën A en D het meest vertegenwoordigd.
- Het aantal cliënten dat met een re-integratie start voordat het traject aanvangt, is even groot als het aantal cliënten dat tijdens het traject met een re-integratie start.
- Een laag percentage cliënten start uit preventief oogpunt met het traject.
Ziekteverzuim per RVE
| 2023 | Q1 | Q2 | Q3 | Q4 | Eindtotaal |
|---|---|---|---|---|---|
| Aanmeldteam | 12.6% | 11.4% | 10.9% | 12.5% | 11.8% |
| Ambulant Delft | 9.9% | 6.9% | 5.7% | 9.1% | 7.9% |
| Ambulant Den Haag | 8.6% | 10.0% | 10.7% | 10.2% | 9.8% |
| Ambulant Zoetermeer | 15.5% | 17.6% | 15.1% | 8.7% | 14.1% |
| AMV | 5.0% | 10.0% | 9.9% | 12.0% | 9.2% |
| Daghulp-groep | 10.7% | 13.6% | 13.0% | 10.0% | 11.8% |
| Diagnostiek & behandeling | 6.8% | 5.4% | 4.2% | 5.8% | 5.5% |
| Gezinshuizen | 3.9% | 5.7% | 3.9% | 6.7% | 5.0% |
| Logeerhuizen I | 11.7% | 10.9% | 8.9% | 9.0% | 10.1% |
| Logeerhuizen II | 10.7% | 8.2% | 5.9% | 9.1% | 8.5% |
| Pleegzorg | 8.3% | 9.2% | 12.7% | 13.2% | 10.9% |
| Preventie | 6.0% | 3.6% | 3.6% | 5.7% | 4.7% |
| Spoedhulpteam | 21.5% | 8.1% | 8.0% | 7.3% | 11.4% |
| WMO | 0.8% | 0.2% | |||
| JF academie | 9.8% | 10.1% | 4.7% | 4.2% | 7.2% |
| Directie | 6.3% | 0.3% | 2.8% | 6.7% | 4.0% |
| Kwaliteit en ontwikkeling | 2.3% | 2.2% | 0.7% | 1.9% | 1.8% |
| Control | 0.6% | 3.5% | 1.1% | ||
| Financiën | 15.7% | 9.2% | 4.4% | 1.3% | 7.7% |
| ICT & informatiemanagement | 11.7% | 9.5% | 0.7% | 4.1% | 6.5% |
| Services | 12.3% | 6.2% | 2.8% | 2.8% | 5.8% |
| Eindtotaal | 9.0% | 8.3% | 7.5% | 8.1% | 8.2% |
Cumulatief is 2023 afgesloten met een verzuimcijfer van 8,2%. In november en december was een stijging te merken in het kortdurend verzuim welke te verklaren was door griepgolven. 2023 is afgesloten met 55 langdurig verzuimdossiers, waarvan 41 medewerkers tussen 6 weken en 1 jaar in verzuim zitten en 14 medewerkers langer dan een jaar in verzuim zitten.